Eşti sufocat de mailul de serviciu? Vezi 8 metode de a-ţi face viaţa mai uşoară

“Timpul prea mare alocat e-mailurilor ne induce un comportament reactiv. Pierdem toată ziua ca să răspundem la e-mailurile altora şi amânăm alte sarcini pe care le avem de facut, unele cu adevarat importante. Când acestea devin urgente, le facem pe fugă, le greşim, ne atragem critici sau, şi mai rău, nu le mai facem deloc”, spune Octavian Pantiş, managing director al companiei de resurse umane TMI România, una dintre cele mai importante firme de training din România.

Consultantul TMI ne propune câteva reguli simple de lucru cu mailul de serviciu. Dacă învăţăm să fim mai organizaţi în corespondenţa pe e-mail, putem constata la sfârşitul zilei de lucru că am fost mai eficienţi şi am câştigat câteva ore bune din timpul nostru.

1. Nu lăsa mesaje în inbox la sfârşitul zilei. Dacă se strâng foarte multe mesaje în inbox, te vei încurca în ele şi vei avea sentimentul că sarcinile se multiplică la nesfârşit. “Aţi văzut pe cineva vreodată ca atunci când îşi descuie cutia poştală, să scoată plicul cu factura, să-l deschidă şi apoi să-l pună înapoi în cutia poştală, să o încuie şi să intre în casă? Probabil că nu”, spune Pantiş.

2. Ordonează toate mesajele în foldere. Foarte puţini dintre noi obişnuim să ne organizăm e-mailurile primite sau trimise în foldere şi le lăsăm pe toate la grămadă în inbox. Sortarea poate fi făcută după ariile noastre cheie sau după numele celor cu care corespondăm. “De multe ori e mai uşor să ştii care mail e mai important dacă te uiţi la expeditor decât dacă te uiţi la subiect”, explică Pantiş.

3. Începe ziua cu o sarcină importantă, nu cu răspunsuri la e-mailuri. Nu lăsa mailul să-ţi hotărască agenda zilei. Nu se întâmplă nici o tragedie dacă deschidem e-mailul la ora 10 în loc să-l deschidem la 9. Dacă începem ziua la birou cu e-mailurile, spune consultantul TMI, s-ar putea să ne ia zeci de minute până să ne desprindem de ele şi s-ar putea să ne apucăm de sarcini mai puţin importante pentru noi, dar care au în spate un e-mail vehement.

4. Deschide mailul doar de 3-4 ori pe zi. Vei vedea că devii mai eficient dacă-ţi stabileşti de la bun început doar 3-4 sesiuni zilnice în care să lucrezi pe mail. E recomandabil ca acele sesiuni să fie între sarcinile importante şi în perioadele din zi când nu ai prea multă energie, de exemplu după prânz sau după o şedinţă lungă. “E-mailul este o formă de comunicare în care nu este obligatoriu ca emiţătorul şi receptorul să fie în acelaşi timp acolo. Dacă o persoană are nevoie de un răspuns rapid, modul cel mai potrivit este telefonul sau comunicarea faţă-în-faţă, nu e-mailul. A stabili un climat în care cerem să se răspundă aproape instantaneu e-mailurilor înseamnă să nu mai putem avea o oră sau două în care să ne putem concentra în linişte pe ceva important. Iar acest climat stresează, pune tensiune în relaţiile dintre colegi şi stimulează întârzierile şi slaba performanţă în ansamblu”, arată Pantiş.

5. Crează-ţi un folder cu mesaje “de citit”. În acele minute în care ai hotărât să te ocupi de e-mailuri, poţi răspunde rapid celor care te întreaba ceva, poţi nota pe “to do list” dacă trebuie să te ocupi de ceva în baza unui e-mail primit iar apoi să stergi e-mailul sau sa-l aşezi în folderul în care se potriveşte. Specialistul TMI ne sfătuieşte să salvăm într-un folder intitulat "de citit" e-mailurile pe care vrem să le citim în linişte, dar pentru care nu avem timp acum.

6. Dezactivează-ţi toate notificarile de new mail. Aceste notificări reprezintă o întrerupere pe care noi înşine ne-o aplicăm. Desigur că, auzind semnalul sonor, tu poţi decide să rămâi în continuare concentrat pe ce făceai, dar este greu să rezişti curiozităţii.

7. Şterge mesajele vechi din foldere. Din când în cand, se cere să trecem în revista e-mailurile stocate în foldere şi să mai ştergem din ele: dacă sunt vechi, dacă proiectele la care se referă sunt încheiate demult sau daca avem e-mailuri mai recente care le fac inutile pe cele vechi.

8. Pune un subiect cât mai clar la fiecare e-mail scris. În acest fel, îţi vei aminti mai uşor despre ce este vorba. Evită subiectele de tip "urgent" sau "salut" sau "marţi la ora 3".

Concluzie: Nu-i lăsa pe alţii să-ţi facă agenda zilei. ”Oamenii care îţi scriu, o fac prin prisma propriilor lor percepţii asupra a ceea ce e urgent şi important. Dacă primeşti un e-mail cu titlul "Urgent, răspunde acum", nu înseamnă neapărat că e urgent şi pentru tine. Fundaţia sănătoasa a gestionării e-mailurilor este să gândim prin prisma propriilor priorităţi sau arii-cheie, prin prisma propriilor noastre responsabilităţi, nu ale altora”, arată Octiavian Pantiş.