Economii la Senat: 8 milioane de lei pentru informatizarea activităţii şi reducerea consumului de hârtie

Memorandumul a fost realizat la propunerea vicepreşedintelui Senatului, Dan Voiculescu, având între obiective "crearea unui sistem informatic capabil să gestioneze singur şi eficient fluxurile de documente existente în cadrul Senatului, reducerea costurilor legate de tipărirea şi multiplicarea documentelor (consum de hârtie, consumabile, imprimante), implementarea semnăturii electronice pentru validarea şi transmiterea documentelor şi asigurarea infrastructurii informatice (comunicaţii şi echipamente) pentru sala de plen, comisii, Birou Permanent".

În prezentarea documentului se precizează că priveşte "reducerea consumului de hârtie în Senat", însă nu precizează termenele în care ar urma să fie aplicate măsurile.

Memorandumul intern propune două etape pentru informatizarea activităţii senatorilor, care ar necesita o investiţie estimată de 8.245.000 de lei. În primă fază se propune dotarea cu sistem wireless la reţeaua Intranet în sala de plen şi comisii de specialitate (estimată la 300.000 de lei), dotarea Biroului Permanent cu "tablete grafice" conectate la reţeaua Intranet pentru vizualizarea electronică a documentelor necesare şedinţelor şi scrierea de adnotări direct pe documente (estimat la 190.000 de lei), dar şi modernizarea infrastructurii de comunicaţii prin montarea de "cablaj structurat" (400.000 de lei).

Memorandumul percizează ca justificare la aceste investiţii reducerea cu până la 75% din totalul de 322 de topuri de hârtie consumate lunar şi consumabilele aferente.

În ceea ce priveşte a doua etapă de investiţii, aceasta presupune implementarea proiectelor de management de documente, arhivare electronică şi semnătură electronică propuse în Sistemul Informatic Integrat al Senatului. Acestă etapă ar duce la reducerea cu până la 95% din totalul de 322 de topuri de hârtie consmate şi a consumabilelor aferente imprimării.

Costul investiţiilor pentru proiectul management de documente  se ridică la 650.000 de lei, Proiectul de arhivă electronică la 1.625.000 de lei, Proiectul de semnătură electronică şi certificate digitale la 80.000 de lei, iar optimizarea serverelor costă 5.000 de lei.

Documentul propune, de asemenea, o serie de măsuri imediate care ar putea fi luate fără costuri, precum "utilizarea căsuţelor de e-mail, create pe serverele din Senat, de către senatori şi funcţionarii publici parlamentari pentru informaţii care ţin de activitatea Senatului şi interzicerea de a folosi căsuţele de e-mail personale pentru transmiterea informaţiilor de serviciu pe servere externe gen yahoo.com, gmail.com etc".

O altă propunere priveşte folosirea site-ului web al Senatului ca sursă de informaţii. "Majoritatea documentelor sunt publicate pe Internet şi pe Intranet chiar înainte de a ajunge în formă tipărită la utilizatorii finali", susţine memorandumul. De asemenea, se propune crearea pe site-ul Intranet de noi secţiuni unde se vor publica documente ce necesită distribuirea economică.

"Pentru accelerarea implementării, propunerile pentru noile secţiuni şi furnizorii de conţinut vor fi făcute către Direcţia pentru Informatizarea activităţii parlamentare şi aprobate ulterior de Secretarul General", mai precizează documentul.

Conducerea Senatului inventariază ce dotări mai sunt necesare pentru a se putea trece în format electronic toate documentele necesare desfăşurării lucrărilor acestei camere - astfel încât să se reducă semnificativ consumul de hârtie - deşi unele laptopuri aflate în dotare sunt deja depăşite.