Cum să gestionezi un proiect de la A la Z

„Nu trebuie să fim cu toţii specialişti în Managementul Proiectelor dar, ca şi în cazul utilizării computerelor, dobândirea câtorva abilităţi de bază ne poate fi de folos tuturor, indiferent de profesia de bază sau de poziţia deţinută în ierarhia unei organizaţii”, explică Sebastian Cazacu, managing director al firmei de consultanţă TenStep România. Acesta ne spune care sunt paşii esenţiali ai oricărui proiect de succes (cei interesaţi de pot găsi mai multe detalii în articolul semnat Sebastian Cazacu, ataşat acestui text).

5 etape ale oricărui proiect

Ne întâlnim la tot pasul cu proiecte: de la organizarea unei vacanţe, renovarea unui apartament sau construcţia unei clădiri, până la crearea şi lansarea unui nou produs, restructurarea unei companii sau organizarea unei campanii de promovare. Practic, orice poate fi abordat ca proiect atâta vreme cât îndeplineşte două caracteristici esenţiale, spune Sebastian Cazacu - unicitatea rezultatului şi durata finită.

Managementul oricărui proiect cuprinde o serie de etape comune, indiferent de anvergura, complexitatea şi domeniul în care acesta se desfăşoară: Iniţierea, Planificarea, Execuţia, Controlul şi Monitorizarea şi Încheierea.

10 lucruri de care trebuie să ţii cont

„Din punct de vedere practic, activităţile manageriale necesare unui proiect se pot grupa în 10 “paşi”, cu precizarea că aceştia nu reprezintă neapărat o succesiune temporală, ci mai curând o delimitare pe categorii de activităţi”, arată Sebastian Cazacu. Iată pe scurt cei zece paşi pe care orice proiect trebuie să-i parcurgă pentru atingerea succesului:

1. Definirea Proiectului. Scopul principal este înţelegerea corectă şi completă a obiectivelor proiectului, a rezultatelor pe care proiectul urmează să le livreze şi a constrângerilor de timp şi de cost pe care trebuie să le îndeplinească.

2. Elaborarea Planului de Management al Proiectului. Este vorba de realizarea unui document care să răspundă la întrebarea “cum voi îndeplini cu succes obiectivele proiectului?”. Conţine modalităţile concrete şi practice prin care se vor atinge obiectivele proiectului: detalierea conţinutului proiectului, programul de activităţi, bugetul, identificarea resurselor necesare, alocarea responsabilităţilor, identificarea riscurilor şi a planurilor de contracarare, stabilirea obiectivelor de calitate şi modalităţilor de îndeplinire a acestora, activităţile de comunicare.

3. Managementul Planului.  Este necesară actualizarea Planului de Management al Proiectului cu informaţiile colectate pe parcursul derulării efective a execuţiei, astfel încât planul să reflecte întotdeauna realitatea.

4. Managementul Problemelor. Orice proiect se confruntă cu situaţii problematice, pentru a căror rezolvare este necesar să aplicăm un set de tehnici specifice, prin care să depăşim situaţiile critice.

5. Managementul Schimbărilor. Toate proiectele sunt supuse schimbărilor, pe parcursul execuţiei. Dacă acestea nu vor fi înglobate în proiect într-o manieră controlată, proiectul poate ieşi de sub control şi se poate îndepărta de obiectivele stabilite intial.

6. Managementul Comunicării.  Fiecare participant la proiect trebuie să primească informaţie relevantă, la momentul potrivit şi cu un minim de efort.

7. Managementul Riscurilor. Niciun proiect nu este lipsit de riscuri. Putem să planificăm, să anticipăm, dar nu putem fi sută la sută siguri că lucrurile se vor desfăşura conform planului.

8. Managementul Echipei. De cele mai multe ori, echipele de proiect sunt realizate din persoane cu pregătire diferită, corespunzătoare activităţilor proiectului şi presupun interacţiuni permanente pe perioadă derulării proiectului.

9. Managementul Calităţii. Îndeplinirea cerinţelor şi aşteptărilor legate de calitate sunt obiective explicite ale oricărui proiect.

10. Managementul Indicatorilor.  Pentru a putea evalua progresul execuţiei unui proiect şi a lua deciziile oportune, trebuie să măsurăm diferiţi indicatori de performanţă, prin intermediul cărora să putem ştii în orice moment situaţia reală a proiectului.

Specialiştii în Managementul proiectelor câştigă mii de euro lunar

Persoanele cu specializare în project management sunt printre cele mai căutate pe piaţa forţei de muncă, deoarece competenţele lor se aplică în domeniile cele mai variate, de la IT şi construcţii, până la retail şi consultanţă. Salariile managerilor de proiect variază de la 500 de euro până la cateva mii de euro lunar, iar consultanţii independenţi, angajaţi în regim de subcontractori, pot ajunge chiar la cifre mai mari decât atât. Managerii de proiect îşi pot creşte oportunităţile de angajare dar şi veniturile dacă obţin şi o certificare recunoscută internaţional, aşa numitul statut de ProjectManagement Professional (PMP).