Cum poţi să scapi de fobia de şedinţe. 5 reguli în atenţia şefilor

Ce reguli trebuie să respecte o şedinţă ca să nu fie pierdere inutilă de vreme şi de nervi? Potrivit specialiştilor în time management şi în cultură organizaţională, există câteva lucruri pe care trebuie să le avem în minte atunci când organizăm o şedinţă sau când doar participăm la ea.

Specialiştii HR sunt de părere că putem să influenţăm în sensul dorit chiar şi şedinţele pe care nu le-am iniţiat noi înşine. “Dacă nu vrei să-ţi petreci cariera prin şedinţe chinuitoare, trebuie să fii un exemplu de concentrare pentru ceilalţi”, recomandă Octavian Pantiş, managing partner al firmei de training TMI România. “Putem încerca să ajutăm, să facilităm discuţiile şi să le orientăm către un scop comun”, crede şi Iuliana Stan, business manager în cadrul Human Synergistics România.

1. Fiecare şedinţă trebuie să urmărească un obiectiv foarte clar

Primul lucru esenţial este să ne întrebăm de ce facem şedinţa, care îi este scopul. “Prea multe şedinţe se fac doar pentru că s-au făcut şi până acum sau pentru că sunt doi-trei colegi care vor să ne impresioneze cu prezentările lor”, spune Pantiş. Pentru Iuliana Stan, şedinta ideală e o întâlnire care are scopul clar şi acceptat de toţi participantii să rezolve o situaţie sau să dezbată ceva în vederea unor concluzii utile cel puţin participanţilor, sau chiar cu impact mai larg.

2. La şedinţă trebuie să participe doar oamenii pe care situaţia îi priveşte direct

O şedinţă chinuie pe cineva dacă acea persoană nu simte că poate contribui şi se simte mai degrabă responsabilă să fie prezentă. Uneori sunt suficienţi 5 oameni, dar sunt invitaţi 7 sau 8 ca să aibă o imagine de ansamblu. “Dacă scopul unui participant la şedinţă e să fie prezent, desigur că omul se simte chinuit, chiar agresat. Timpul e singura resursă de care dispunem şi cu toţii preferăm să-l oferim, nu să ne fie luat”, explică managerul Human Synergistics.

3. Şedinţele nu trebuie să se întindă în discuţii laterale sau fără legătură cu subiectul

Mulţi participanţi la şedinţe nu cunosc subiectul respectiv, dar îşi dau cu părerea. Alţii nu sunt atenţi la discuţie, ci îşi găsesc alte lucruri de făcut. “Prelungirea şedinţelor vine mai ales din lipsa de concentrare a participanţilor. Mulţi sunt cu corpul în sală, dar cu mintea în altă parte – la mailul pe care trebuie să-l trimită sau la proiectul de săptămâna viitoare”, spune consultantul TMI.

4. O şedinţă eficientă durează 20 de minute, nu o oră

Chiar dacă o şedinţă normală nu are parametri standard de durată, ci e reglementată mai ales prin obiectivele pe care şi le propune şi prin interesul pe care îl stârneşte, există totuşi anumite limite de timp care nu trebuie depăşite. “Unele şedinţe se termină cu o plictiseală după o oră, în loc să se încheie cu o decizie după 20 de minute”, crede Pantiş, care e de părere că şedinţele lungi crează un cerc vicios - duc la şedinţe şi mai lungi. “Dacă deciziile sau informaţiile mă privesc direct, pot participa activ timp de câteva ore, dar dacă sunt doar discuţii de dragul discuţiilor, şi 5 minute sunt deja prea mult”, completează şi Iuliana Stan.

5. Fiecare şedinţă trebuie să se încheie cu rezoluţii foarte precise, cu deadline-uri şi cu responsabilităţi clare

Şedinţa este o un mijloc prin care un grup de oameni iau împreună anumite decizii. Dacă întâlnirile respective nu se concretizează într-o listă clară cu lucruri de făcut (cu responsabilităţi clar distribuite şi cu deadline-uri precise), şedinţa nu şi-a atins scopul, ci a fost pierdere de vreme.