Organizarea mailului este foarte importantă dacă vrei să câştigi timp la serviciu / FOTO: GrupRC / / FOTO: GrupRC

“În medie, cred că se pierd vreo două ore pe zi doar intrând pe reţelele sociale, trimiţând mail-uri haioase, căutând diverse informaţii pe net, socializând pe messenger sau mutând dintr-o parte în alta hârtii de care nu avem nevoie”, spune Stavre Geanini, managing partner al firmei de training Vision Consulting. Acesta consideră că una dintre sursele cele mai importante de pierdere a timpului la job se referă la “urgenţele” cu care ne asaltează colegii noştri, lucruri care nu sunt foarte importante, dar care nu suferă amânare în ochii celorlalţi.

“Cel puţin 2-3 ore sunt pierdute zilnic din cauza lipsei de prioritizare şi a atitudinii de tip pe care mulţi dintre noi o avem, rezolvând mereu urgenţele în defavoarea sarcinilor cu adevărat importante”, arată şi Alis Lupu, senior trainer&consultant în cadrul firmei AchieveGlobal.

Există 4 surse care generează timpi neproductivi la locul de muncă şi care afectează eficienţa noastr, potrivit lui Bogdan Pode, program development consultant şi senior trainer la Human Invest:

1. Sistemul în care ne desfăşurăm activitatea - proceduri greoaie, birocraţie, procese neoptimizate de lucru.

2. Colegii - informaţii incomplete, cereri de ajutor sau implicare în activităţi care nu ţin de obiectivele noastre individuale, depăşirea unor termene limită de care depinde proiectul tău, sarcini realizate superficial, fuga de responsabilitate

3. Şeful - şedinţe interminabile sau în care nu se justifică prezenţa ta, alocare insuficientă de resurse, lipsă de claritate în obiective

4. Noi înşine - obiceiuri neproductive, tendinţa de a amâna, dificultăţi în delegarea sarcinilor, browsing-ul pe internet, dezordinea în materiale sau pe birou

Primul pas pe care trebuie să-l facem pentru a schimba lucrurile se referă la noi înşine – trebuie să ne identificăm obiceiurile personale neproductive. Un al doilea pas este auto-disciplina, voinţa - să fim fermi în decizia pe care am luat-o şi să urmărim ceea ce ne-am propus să schimbăm. Abia în al treilea pas ar trebui să ne concentrăm pe ceilalţi factori: sistem, colegi şi şef. “Ce e interesant este că, odată provocate schimbări de obiceiuri la nivel personal, mulţi dintre ne vom trezi surprinşi că am produs îmbunătăţiri şi la nivelul celelalte surse amintite mai sus. Cu cât demonstrăm mai multă fermitate pentru timpul nostru, cu atât acest lucru va începe să fie respectat şi altii vor începe să facă la fel”, spune consultantul Human Invest.

Reguli de time management

1. Să nu cazi în capcana “urgenţelor” şi să distingi între lucruri urgente şi lucruri importante. “Urgenţele” sunt lucruri care nu suferă amânare în ochii colegilor noştri sau chiar pentru noi, dar care nu sunt foarte importante. “Primul lucru pe care ar trebui să-l facem este deosebirea dintre şi . Dacă am trece fiecare problema sau sarcina prin acest filtru, am constata curând că multe urgenţe nu sunt şi cu adevărat importante, deci suferă amânare. În acelaşi timp, acele probleme cu adevărat importante nu ar mai fi ignorate din cauza faptului că nu au ataşată eticheta ”, explică Alis Lupu. Potrivit consultantului Achieve Global, importante sunt acele sarcini cu impact mare în obiectivele jobului, departamentului sau organizaţiei în care lucrezi.

2. Să nu-ţi întrerupi activitatea la fiecare 5 minute din cauza mailului. Întreruperea programului de muncă la fiecare notificare de mail nou duce la risipă de timp şi de concentrare, spun specialiştii în time management. Ideal ar fi să verificăm mail-ul cam de 3-4 ori pe zi . “Este recomandabil, contrar obiceiurilor, să nu deschidem căsuţa poştală imediat cum ajungem la birou, ci abia dupa ce am terminat task-urile importante, rămase din ziua precedentă. Să nu lăsăm niciodata mail-uri în inbox, ci să le grupăm în funcţie de prioritate, dacă nu avem timp să le rezolvăm atunci sau în funcţie de orice element care ne ajută să ne organizăm mai bine”, recomandă şeful Vision Consulting.

Şi Alis Lupu spune că trebuie să ne stabilim anumite momente sau intervale ale zilei pentru verificarea mailului şi pentru corespondenţă. “De multe ori întreruperile apar pentru că există un obicei în a ne verifica permanent mailul. La unii oameni a devenit un gest aproape compulsiv.”, explică senior trainerul Achieve Global. Potrivit acesteia, trebuie să conştientizăm că mailul este un mijloc de comunicare care, prin definitie, presupune un timp de răspuns. Cei care doresc soluţii imediate ne pot suna, însă cei care ne trimit mail ar trebui sa înţeleagă că nu le putem răspunde pe loc

3. Să ne respectăm pauzele pentru aerisirea minţii. Ideal ar fi ca la fiecare 50 de minute să luăm o pauză de 10 minute, spun consultanţii, pentru a ne putea păstra concentrarea pe tot parcursul zilei. “Pauzele nu înseamnă neapărat că plec din birou sau fumez. Putem face orice activitate care ne relaxează - câteva mişcări fizice, exerciţii de relaxare sau să citim o revistă. Important este să ne dezlipim de calculator”, explică Stavre Geanini.

4. Când începi o acţiune, mergi cu ea până la final. Nu lăsa pe mâine ce poţi face azi, continuitatea acţiunilor este extrem de importantă în organizare, spun specialiştii în time management.

5. Nu păstra pe birou, în sertare sau în agenda lucruri de care nu ai nevoie. Acestea vor îngreuna accesul la lucrurile cu adevărat importante.