Cum dai veştile proaste la locul de muncă

Oricât ne-am strădui s-o formulăm, o veste proastă rămâne o veste proastă. Nu există o reţetă pentru a da veştile proaste la locul de muncă, nici cuvinte magice care să facă un asemenea anunţ mai comestibil, spun specialiştii în resurse umane, ci doar câteva condiţii generale care pot diminua încărcătura negativă a situaţiei.

“În primul rând, e bine să discuţi personal cu persoana vizată, să ai argumente obiective pe care să i le expui cu onestitate, chiar dacă adevărul nu are cea mai frumoasă faţă în aceste momente. Să îţi pese de omul din faţa ta suficient de mult cât să te întrebi cum e să fii în papucii lui. Astfel, vei găsi şi limbajul comun de comunicare pentru ca mesajul tău să fie perceput corect”, recomandă Greta Chetreanu, HR Director IIRUC Service şi membru HR Club.

Un alt lucru important în astfel de momente este să îi comunici celui în cauză ce alternative are, în cazul în care ele există, şi să respecţi drepturile salariatului. De asemenea, este important să expui cu claritate raţiunile deciziei, să oferi suport pentru mai departe, de exemplu, o scrisoare de recomandare.

„Şeful direct, managerul, responsabilul de departament sunt cei care trebuie să poarte aceasta discuţie cu angajatul. Nu în ultimul rând,  pot fi invitaţi şi reprezentaţi ai departamentului HR, datorită faptului că în mod frecvent interacţionează cu angajaţii şi pot da lămuriri despre implicaţii, aspecte legale şi procedurale ale situaţiei descrise”, spune şi Cătălina Căciulan, director de resurse umane la Piritex, membru HR Club.

Totuşi, spune aceasta, de foarte multe ori managerul preferă să paseze în mod greşit această responsabilitate doar departamentului de resurse umane, fie datorită caracterului dificil al situaţiei, fie din considerentul că această discuţie e o pură formalitate. Doar în cazul în care managerul respectiv nu are încă destul de dezvoltate abilităţile de comunicare şi de management al situaţiilor de criză, trebuie să apeleze la specialistul de HR. „Nu recomand însă prezenţa ambilor, a managerului şi a specialistului de HR, în plan psihologic, superioritatea numerică va fi percepută de către salariat ca o supra-agresiune care va dubla efectul negativ al veştii ”, explică Greta Chetreanu.

Reacţiile angajaţilor în asemenea situaţii sunt dintre cele mai diverse, de la reacţii pasive - persoana nu are nici un feed-back, doar o atitudine de genul "oricum nu contează ce spun", până la reacţii agresive, de genul "vă dau în judecată" sau "eu nu semnez". "De cele mai multe ori, angajaţii traduc mesajul ca pe un vot de blam personal pe care nu îl merită. Chiar dacă acest gen de decizii sunt obiectiv fundamentate şi formulate, reacţia omului va fi personală întotdeauna: de ce eu şi nu colegul meu, faţă de care eu muncesc mai mult?", spune directorul HR al IIRUC Service.

Locul în care se poartă discuţia joacă, de asemenea, un rol important în diminuarea impactului negativ al veştilor proaste. „Este de preferat ca o astfel de discuţie să aibă loc într-o încăpere separată şi să nu se desfăşoare de faţă cu alţi angajaţi. De asemenea, e preferabil ca decizia să fie comunicată din timp angajatului, pentru a-i oferi timpul necesar să accepte ideea, să declanşeze acţiuni de căutare a unui nou loc de muncă”, recomandă  directorul de resurse umane al  Piritex. “Discuţia trebuie să aibă loc în prima parte a zilei, când omul nu este încă obosit şi poate percepe mai clar mesajul”, susţine şi Chetreanu.

Atunci când astfel de decizii vizează grupuri mari de oameni, ca în situaţia concedierilor colective, de multe ori o discuţie individuală nu este posibilă, însă se pot organiza discuţii în grupuri mici, se poate organiza o întâlnire între angajaţii afectaţi de decizie şi conducere, discuţie care poate fi însoţită şi de o scrisoare individuală prin care angajatului i se comunică decizia luată.