Situaţiile devin grave mai ales prin repetare, potrivit money.usnews.com, altfel este greu de crezut că vei fi atât de inconştient încât să trimiţi mesaje la nervi, cu conţinut jignitor, sau să sari peste formulele de politeţe.
1. Trimiţi şefului e-mailuri incomplete sau abia începute. Acest fapt se poate întâmpla atunci când te grăbeşti să introduci adresa destinatarului înainte să te apuci de scris. Eşti la doar un click distanţă să dai "send" şi după aceea nu mai ştii cum să repari gafa. Este recomandat să treci adresa şefului la sfârşit, după ce ai verificat atent întreg mesajul.
2. Uiţi să ataşezi documente. Când îţi dai seama în fine, te trec transpiraţiile şi retrimiţi mesajul cu multe smile-uri. Dacă ţi se întâmplă o dată pe an, nu e o problemă, dar dacă recidivezi vei fi luat la ochi. Mai ales dacă şeful află că le faci aceeaşi figură şi partenerilor de afaceri.
3. Dai forward unor mesaje confidenţiale. Dacă vrei să te distrezi pe seama unui coleg sau a unui manager, arătându-i altui coleg ce bazaconii a scris, s-ar putea să te arzi. Lucrează cu precauţie cu mesajele confidenţiale, nu ştii dacă e-mailul tău nu va circula şi mai departe. În plus, nu scoate niciodată documente importante în afara firmei, care pot ajunge la concurenţă.
4. Uiţi des să dai "reply all". Uneori răspunsul tău e important pentru mai mulţi. Managerul îţi va atrage atenţia o dată sau de două ori că ai uitat să foloseşti opţiunea "reply all", dar a treia oară va trage concluzia că eşti aiurit sau incompetent. Sunt şi mesaje la care trebuie să mai ştergi nume lista destinatarilor, ca să nu le umpli căsuţa inutil, deci trebuie să decizi cu atenţie de la caz la caz.
5. Nu verifici toate mesajele primite înainte să dai reply. Dacă te grăbeşti să răspunzi unui e-mail fără să verifici toate conversaţiile purtate pe subiectul respectiv, s-ar putea să se fi rezolvat între timp problema sau să fi luat o altă turnură. Vei primi, în orice caz, o bulină neagră din partea managerilor şi colegilor.
Vezi şi alte greşeli pe money.usnews.co.
Strategy & Technology PUBLYO
Marketing & Sales Q2M